Софт-Портал

программа для учета заказов

Рейтинг: 4.3/5.0 (449 проголосовавших)

Категория: Windows

Описание

Программа для сервисного центра WinService Pro

Программа для сервисного центра WinService Pro

Программа для сервисного центра WinService Pro предназначена для учета заказов по приему техники в ремонтную мастерскую, сервисный центр. Она позволяет выписывать квитанцию, акт выполненных работ и другие документы. На основе стандартных шаблонов можно настраивать печатные формы, строить отчеты по ремонту за период по клиентам и мастерам, расчету прибыли при учете стоимости затрат на ремонт. Также предусмотрена возможность заведения справочников: клиенты, фирмы производители, модели, детали, неисправности, комплектации, а также есть возможность учитывать детали на складах. При заполнении заказа на приемку оборудования в сервисный центр данные берутся из справочников, составляется калькуляция заказа на основании стоимости деталей и стоимости работ. Каждая запись в справочнике или журнале имеет дату создания и дату изменения пользователем системы. Основной особенностью данной программы является простота использования и интуитивно понятный интерфейс. Программа для сервисного центра WinService Pro выпускается в следующих модификациях: WinService Pro L – файл - серверная версия на базе Firebird embedded. WinService Pro N – клиент - серверная версия на базе Firebird.

Основные функции программы WinService Pro
  • прием заказов. Приемка оборудования в ремонт осуществляется с помощью специального журнала заказов, в котором содержаться данные о клиенте, дате приема заказа, его статусе и т.д. Форма для приема заказа содержит всю необходимую информацию, и её заполнение исключает ошибки и неточности в процессе обработки и выполнения;
  • формирование квитанций и актов. Программа для сервисного центра WinService Pro включает официальные формы квитанций и актов о выполненном ремонте, гарантийных талонов и и счетов, которые достаточно просто заполнить и распечатать;
  • формирование отчетов. В программе есть возможность формировать отчеты по клиентам и выполненным работам за определенный промежуток времени, что позволяет быстро получить данные о положении дел в компании и оценить эффективность работы;
  • учет деталей на складе компании и пунктах приема. В процессе оформления заявки на ремонт, консультант сервисного центра сможет быстро посмотреть наличие необходимых деталей и сообщить сроки ремонта.
Скриншоты WinService Pro

Євген 03 Jun 2016 в 15:34 #

Программа действительно отличная, плюс оперативный и дружественный саппорт, всем рекомендую! У меня свой сервис по ремонту всякой айти техники, страдал долго ведя журнал на бумаге, сейчас взял менеджера на работу и установил программ - всегода вижу кто что принёс и забрал и рассчитался ли, любые отчёты печатет. Ещё бы напоминалку прикрутить чтобы маячила и напоминала что клиенту нужно прозвонить, либо слала смс ему каждый день, либо в указанный период, а то клиент расслабляются и забивают забрать свои девайсы и хлам копится. А так программа супер бомба. я не умею красноречиво выражаться и скуп на похвалу обычно) но тут меня программа приятно удивила.
Всім привіт з України!

ITech, г.Геленджик 26 May 2016 в 17:37 #

Пользуемся программой уже больше года. Отличная программа, удобная, автоматизированная. Самое для нас главное что можно очень гибко редактировать печатные формы! все заказы на виду, склад, разделено по мастерам, проценты мастерам и многое другое! развития вам. Спасибо за частые обновления, допил программы, хотя и так идеальная!

Владимир 25 May 2016 в 16:02 #

Долго искал подходящую програмку для сервиса. Остановились на этой. И не жалеем. Есть конечно ряд недочетов или пожеланий, но они связаны с нашей спецификой лично. Но в целом программа 4,8 балла из 5 возможных. Молодцы ребята. РЕКОМЕНДУЮ!

программа для учета заказов:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Учет заказов

    Учет заказов и их выполнения

    Внимание! Учет заказов бывает разным!
    Для разного вида заказов мы разрабатываем разное программное обеспечение, которое будет учитывать специфику Вашей работы.
    Чтобы узнать больше - напишите нам письмо.

    Для систематизации работы любого предприятия, прежде всего, необходимо организовать позаказный учет. Ведение учета заказов лучше всего автоматизировать, уходя от неактуальных ручных методов. Учет заказов должен охватывать весь процесс работы от момента заявки до окончания работ по их выполнению. Немаловажен также учет выполненных заказов, который позволяет выводить статистику и делать анализ.

    Автоматизированный учет заказов и товаров благодаря богатому функционалу совершенствует рабочий процесс. На нашем сайте доступен учет заказов бесплатно в демонстрационной версии. Вы можете своими глазами убедиться во всех преимуществах нашей программы. Кроме того, наше программное обеспечение имеет возможность настраивать его под любые виды деятельности, учитывая все требования конкретной сферы применения. Учет заказов на производство, например, будет иметь свою специфику, отличную от обычного торгового бизнеса.

    Среди разработанных нами программ уже есть учет заказов в полиграфии и учет заказов рекламного агентства. Эти отрасли смежные, часто сотрудничают между собой, либо ведут совмещенную деятельность. Но тем не менее, учет заказов в полиграфии и рекламе имеют отличия, которые может учесть наша программа и грамотно организовать учет заказов в полиграфии и рекламе. Еще одной смежной отраслью является производство печатаной продукции. Учет заказов в типографии, как и другие перечисленные программы доступны для ознакомления на нашем сайте.

    В арсенале наших возможностей также есть мобильная программа, которая ведет учет заказов на андроид. Для современного бизнеса эта утилита станет палочкой выручалочкой, помогая всегда быть на связи и при этом иметь доступ к полной информации о деятельности компании. Мобильный учет заказов онлайн бесплатно доступен в тестовом режиме.

    Автоматизированный учет заказов и выполнения предоставляет возможность полного контроля сроков и качества работы. Журнала учета заказов содержит в себе всю нужную для работы информацию, значительно экономя время, затрачиваемое на ее поиски. Без учета заказов при каждой необходимости придется копаться в ворохе договоров и сопутствующих сделке бумаг. К тому же всегда есть вероятность забыть и упустить что-то важное. Таблица учета заказов не позволит такому произойти, всегда информируя вас о каждой важной задаче. Программа производит учет оплаты заказов, контролируя тем самым движение денежных средств компании. Учет размещения заказов контролируется соответствующим отделом, в соответствии с разграничением прав доступа в программе, которая делит все участки работы между сотрудниками.

    Популярные методы, будь это учет заказов в эксель или учет заказов в access не являются автоматизированными системами и немногим легче ручного метода. Как вести учет заказов в excel, так и вручную отнимает достаточно много времени и не предоставляя при этом должной эффективности. Программа access учет заказов производства может даже усложнить. Учет заказов и продаж при помощи подобных инструментов будет оставаться несовершенным.

    Наше программное обеспечение точно знает как вести учет заказов, и мы готовы поделиться этими знаниями с вами. Систему учета заказов скачать можно, связавшись с нами по контактам, указанным на сайте. В демонстрационной версии учет заказов скачать бесплатно можно на сайте, выбрав нужную вам подкатегории в разделе «программы».

    Программой контроля и управления могут пользоваться:

    • Государственное учреждение, работающее с населением;
    • Любая частная компания;
    • Служба информационной поддержки;
    • Служба поддержки;
    • Отдел поддержки;
    • Отдел технической поддержки;
    • Отдел компьютерной поддержки;
    • Поддержка пользователей;
    • Сервисная компания;
    • Сервисный центр;
    • Сервис-центр;
    • Служба Help Desk;
    • Служба доверия;
    • Справочная служба;
    • и т.п.
    Видео программы для учета заказов и их выполнения

    Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

    Возможности контроля и управления заказами

    Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

    • Автоматизированный позаказный учет значительно экономит время обработки запросов;
    • Ведение учета заказов станет простым и легким процессом;
    • Программа учета заказов и товаров имеет функцию автоматического заполнения, беря информацию из справочников в системе, заполненных ранее;
    • Система учета выполненных заказов сохраняет всю историю работы по каждой заявке;
    • Программа учета заказов осуществляет контроль сроков выполнения заданий;
    • Сортировка и группировка данных способствуют оптимизации обработки информации;
    • Учет заявок производится быстрее и эффективнее;
    • Богатый набор инструментов для работы с информационной базой облегчает ведение учета заказов;
    • Система учета может формировать внутренние отчеты, в соответствии с заданными критериями;
    • Электронный журнал учета заказов имеет удобную систему навигации в базе;
    • Можно быстро находить в системе любую нужную информацию по заданным критериям или с помощью контекстного поиска;
    • Автоматизированный учет заказов и выполнения оптимизирует рабочий процесс;
    • Программа позаказного учета имеет многопользовательский режим с разграничением прав доступа между сотрудниками;
    • Учет заказов и товаров с помощью системы учета обеспечивает также более совершенный контроль документооборота;
    • Информация из базы учета заказов может быть конвертирована в другие электронные форматы;
    • Программа учета заказов и выполнения может обрабатывать даже очень большие объемы информации;
    • Автоматизированное программное обеспечение помогает совершенствовать рабочий процесс, благодаря возможности проведения аналитической работы.
    Скачать программное обеспечение для учета заказов и их выполнения

    Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

    Есть вопросы по демо-версии?
    Наша служба технической поддержки Вам поможет!
    Напишите или позвоните нам. Контакты здесь .

    Заказать автоматизацию учета заказов и их выполнения

    Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

    Система учета заказов ОАО Класс-сервис

    Система учета заказов ОАО "Класс-сервис"

    Размещено на http://www.allbest.ru/

    • Введение
    • 1. Аналитическая часть
    • 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО "КЛАСС-СЕРВИС"
    • 1.2 Экономическая сущность задачи
    • 1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи
    • 1.4 Постановка задачи
    • 1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи с защитой информации
    • 1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ
    • 1.4.3 Формализация расчетов
    • 1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования
    • 1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения
    • 1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
    • 1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО)
    • 1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)
    • 1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению
    • 2. Проектная часть
    • 2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекс задач, АРМ)
    • 2.1.1 Информационная модель и ее описание
    • 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
    • 2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации
    • 2.1.4 Характеристика результатной информации
    • 2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)
    • 2.2.1 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
    • 2.2.2 Описание используемых компонент
    • 2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ)
    • 2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
    • 2.3.2 Схема технологического процесса сбора, обработки и выдачи информации
    • 3. Экономический раздел
    • 3.1 Экономический анализ организации работы по расчету расходования материала на выполнение заказа до внедрения программного продукта
    • 3.2 Расчет стоимости программного продукта
    • 3.2.1 Определение цены программной продукции
    • 3.2.2 Расчет нематериальных активов и затрат на оборудование
    • 3.2.3 Расчет основной заработной платы
    • 3.2.4 Расчет дополнительной заработной платы
    • 3.2.5 Отчисления на социальные нужды
    • 3.2.6 Расчет амортизационных отчислений
    • 3.2.7 Накладные расходы
    • 3.2.8 Итоговые результаты
    • 3.3 Экономический эффект от внедрения программного продукта
    • Заключение
    • Литература
    Введение На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании. При осуществлении поставок продукции в компании производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с заказами, которая в себя включает: своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров заказчикам, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах; своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара; контроль за соблюдением нормативов запаса товаров. Тема дипломной работы является актуальной, так как на сегодняшний день процесс учета заказов не автоматизирован. Внедрение в компанию автоматизированной системы учета заказов позволяет формировать разносторонние сведения о текущей деятельности компании и перспективах её развития. Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы учета заказов для ООО "КЛАСС-СЕРВИС". Задачами дипломной работы являются: 1. Исследовать организацию учета заказов продукции в компании ООО "КЛАСС-СЕРВИС". 2. Проанализировать существующие программные продукты для расчета заказов. 3. Разработать информационное обеспечение для хранения и обработки информации по заказам. 4. Создать программное обеспечение для расчета заказа. 5. Рассчитать экономический эффект от внедрения информационной системы. Объектом исследования является организация системы заказов в компании ООО "КЛАСС-СЕРВИС". Предметом исследования является программно-технические средства создания и построения автоматизированной информационной системы. Методами исследования являются: 1. Объектно-ориентированное программирование 2. Метод проектирования диаграммы сущность-связь 3. Метод структурно-функционального анализа 4. Метод классификации и кодирования 5. Методы расчета экономической эффективности 1. Аналитическая часть 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области ООО "КЛАСС-СЕРВИС" Общество с ограниченной ответственностью "КЛАСС-СЕРВИС" было образовано в 2004 году. В этом же году компания ООО "КЛАСС-СЕРВИС" получила статус официального дистрибьютора таких компаний как: KIMBERLY-CLARK® Professional; Vileda Professional; Johnson Diversey. Используя товары данных компаний ООО "КЛАСС-СЕРВИС" сумела в кротчайшие сроки сталь лидером по поставке бумажно-гигиенической продукции для любых предприятий и организаций. ООО "КЛАСС-СЕРВИС" постоянно работает над своим ассортиментом и комплексом сервисных услуг, ориентируя их на эффективное и качественное обслуживание. Прием спецзаказов, гибкая система скидок, быстрая доставка и прием заявок по телефону, бесплатная установка, бесплатное обслуживание, удобная форма расчета - вот лишь небольшой перечень предоставляемых ими услуг. Готовые решения для: офиса; производственного цеха; гостиницы; ресторана; автомобильной мастерской. Клиентами компании являются: ОАО "ММК", ЗАО "Механоремонтный комплекс", ОАО "Прокатмонтаж", ООО "Абзаково", ООО "Санаторий Юбилейный", Арена "Металлург", Ресторан "Старый Очаг", ООО "Другое измерение" и другие. Основные виды продукции и достоинства данных производителей: KIMBERLY-CLARK® Professional - представляет широчайший ассортимент товаров для туалетных комнат, уборки помещений и рабочей одежды для промышленности, здравоохранения и коммерческих структур по всему миру. Товары марки "Professional" являются лидером во всем мире по удовлетворению различных запросов фабрик, офисов, больниц, гостиниц и т.п. - предприятий и организаций, которые требуют и заслуживают все более высокого качества и эффективности при умеренной стоимости. Vileda Professional - ведущий производитель уборочного инвентаря. Девиз компании - ещё больше профессионализма и эффективности в процессе уборки. Постоянное совершенствование предлагаемых товаров для профессиональной уборки - это ключ успеха компании! Функциональность используемого инвентаря способствует тому, что персонал эффективно и с меньшими затратами проводит уборку. Поэтому основная цель - предложить продукцию с оптимальным соотношением эргономичности и надёжности. Компания заботится о профессиональном партнёрстве с потребителем и постоянно совершенствуется в ходе совместной работы. Vileda Professional ясно понимает те требования и проблемы, которые возникают в сфере профессиональной уборки. Johnson Diversey - является признанным мировым лидером в бизнесе чистоты и гигиены. Компания предлагает комплексные решения, обеспечивающие наилучший результат в уборке, мойке и дезинфекции гостиниц, ресторанов, предприятий общественного питания; административных, коммерческих и производственных помещений, а также предприятий безалкогольной, мясоперерабатывающей и молочной промышленности. Учитывая специфику продаваемой продукции собственниками ООО "КЛАСС-СЕРВИС" была утверждена следующая организационная структура (см. Рисунок 1.1) Рисунок 1.1 Организационная структура ООО "КЛАСС-СЕРВИС" Как видно из Рисунка 1.1 руководство компанией осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, действующего на основании Устава Общества. В непосредственном подчинении у директора находятся следующие отделы: · Отдел снабжения · Отдел продаж · Служба доставки · Планово-экономический отдел · Бухгалтерия В свою очередь отдел снабжения состоит из склада и специалистов по логистике. Основной задачей данного отдела является своевременная комплектация и поставка требуемых товаров на склад организации, для дальнейшей отгрузки покупателям. Отдел продаж включает в себя менеджеров по продажам, задача которых найти и привлечь новых заказчиков и обрабатывать заявки существующих клиентов. В отделе так же сформирована служба доставки заказов покупателям, которая занимается непосредственно развозом заказанных товаров их погрузкой и разгрузкой. С целью повышения эффективности работы организации создан планово-экономический отдел. Основными функциями планово - экономического отдела являются: разработка и обоснование планово-экономических показателей деятельности организации; планирование объемов продаж, выручки, себестоимости, прибыли и т.д.; составление бюджетов организации; организация работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности; учет по всем разработанным показателям работы предприятия, подготовка управленческой отчетности; методическое обеспечение планово-экономической деятельности; внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации; Так же в структуру компании входит бухгалтерия основной задачей, которой является обеспечение бухгалтерского и налогового учета организации. Основной целью деятельности организации является эффективная работа на рынке г. Магнитогорска, которая обеспечит компании стабильный рост объемов продаж. Среди целей деятельности компании можно выделить следующее: ежегодный рост объемов продаж не менее чем на 5%; уровень рентабельности продаж не ниже 20%; постоянный контроль над издержками организации, темп роста выручки должен быть выше темпа роста затрат; совершенствование методов и способов функционирования организации и ее отделов с целью повышения ее эффективности. Достижение поставленных целей и является основным критерием оценки того достигнуты результаты деятельности компании или нет. В случае если какая либо из целей фактически не достигнута, то всем подразделениям (в первую очередь планово-экономическому отделу) выдается задание провести анализ причин неудачи и разработать предложения по их устранению. Для достижения поставленных целей и задач важно иметь отлаженный механизм работы, как отдельных служб, так и всей организации в целом. Это означает, что на первоначальном этапе необходимо описать основные процессы, действующие в организации. 1.2 Экономическая сущность задачи С целью оптимизации работы компании и повышения качества обслуживания клиентов поставлена задача совершенствования системы заказа и учета товара. Объектом рассмотрения является система заказа реализуемого товара. За счет автоматизации данной деятельности, будут достигнуты ключевые цели предприятия: своевременное и обоснованное пополнение складских запасов продукции, обеспечение ассортимента предлагаемого товара, предоставление широкого выбора продукции оптовым и розничным покупателям. Таким образом, можно сформулировать задачу данного дипломного проекта, как "Организация системы автоматизированного учета поставки реализуемого товара". Данная задача относится к классу задач "Анализа деятельности предприятия" и необходима для достижения целей предприятия. Результаты решения данной задачи являются основой для принятия стратегических управленческих решений. Поэтому задача "учета поставки" является важной и неотъемлемой частью управленческого анализа хозяйственной деятельности предприятия. Информацию для решения задачи получают с помощью первичного учета в отделе продаж и в ходе формирования сводных заказов в отделе снабжения. Результаты решения задачи позволяют избежать сбоя поставок или поставки не той номенклатуры товаров, а так же могут служить исходными данными для управленческого учета. При ручном учете каждое подразделение розничного предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций переписывает по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Применение ручной не автоматизированной обработки информации перестало отвечать современным требованиям бухгалтерского учёта. Оно приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и в конечном итоге стоимости ее обработки. Главное назначение автоматизированной системы является: повысить эффективность реализации основных функций отдела снабжения и планово-экономического отдела, поскольку, как можно увидеть, их функционирование связано с очень большим документными и информационными потоками; улучшить оперативность принятия решений; повысить производительность труда; снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации; содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

    учет заказ база управление

    Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

    Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

    Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

    Целью является создание единой информационной системы, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету заказов и реализации продукции.

    Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

    бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);

    заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

    Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

    Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.

    Таким образом для разработки автоматизированной информационной системы (АИС) необходимо выполнить следующие задачи:

    реализация управления доступом к АИС;

    создать СУБД для работы АИС;

    разработать справочную информацию по АИС;

    выполнить анализ и учета поставок.

    1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи Технологический процесс решаемой задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация и передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа (заявки). Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов. При этом требуется учитывать следующие требования: обеспечение достоверности обрабатываемой информации; решение задач в установленные сроки; обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных; наличие возможности обработки данных на ЭВМ; возможность решения задачи в различных режимах. Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов: сокращение числа операций, особенно ручных; разработка системы жесткого контроля вводимой информации; повышение квалификации пользователей, улучшение условий труда и, как следствие, повышение производительности. На выбор способа сбора, регистрации и передачи данных влияют следующие факторы: удаленность источников информации от центра обработки данных; возможность связи с источниками информации по выделенным каналам связи. При обработке информации желательно использовать базы данных. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации. Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности компании торговли и сферы услуг невозможно переоценить. На смену огромным книгам записи продаж приходят быстрые и компактные базы данных. Вместо выписки счета в несколько сотен позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд. Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны. Для решения поставленной задачи будем использовать СУБД MS Access. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный. Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет правильно определить логические взаимосвязи между таблицами. Таким образом, на разработку самой базы данных и основы клиентского приложения может быть затрачено значительное время. Основными источниками экономической эффективности, получаемыми в результате создания информационной системы являются: 1) экономия рабочего времени и повышение производительности труда; 2) повышение оперативности выполнения заказов; 3) улучшение качества деятельности предприятия и повышение экономической эффективности за счёт более точного предоставления необходимых документов. 1.4 Постановка задачи 1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи с защитой информации Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов. Данная проблема типична практически для всех компаний, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с "докомпьютерной эры", другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока. Каждой компании приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений. Целью дипломного проектирования является разработка и создание автоматизированной системы управления заказами продукции и складским учетом. Данная система предназначена для автоматизации контроля, учета и систематизации информации о поставках различного вида продукции в компании. Разрабатываемая система должна обеспечивать поддержку информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов: 1. бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора); 2. заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки); 3. счет-фактура (стоимость товаров, выполненных работ или оказанных услуг). Выставляется продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта). Дополнительные функции и особенности системы: 1. автоматизация процесса оформления поставок в компанию; 2. уменьшение временных затрат на оформление документов, связанных с поставками; 3. вычисление задолженности по оплате осуществленных поставок на указанный период; 4. обеспечение пользователя системой помощи. Одним из показателей характеризующих работу компании является товарооборот, который представляет собой планово организационный процесс обращения средств производства, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные компанией. Также товарооборот показывает насколько быстро компания использует полученную продукцию, т.е. какими темпами она осуществляет свою деятельность. При осуществлении поставок в компанию производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает: своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах; контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров; своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара; контроль за соблюдением нормативов запаса товаров. В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет, что и будет выполнять предлагаемая система. Программный продукт разработанный в рамках данной системы будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике, удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования в любой компании. Целью разработки автоматизированной системы является разработка универсальной системы. Для достижения данной цели требуется решить следующие задачи: 1) проанализировать и учесть особенности предметной области; 2) спроектировать и реализовать программный продукт; 3) изучить меры безопасности при эксплуатации электронно-вычислительной техники; 4) дать экономическое обоснование разработанной системе. Назначение информационной системы является: · Предоставление информации о состоянии объекта управления в любой момент времени; · Ускорение и автоматизация процессов обработки информации; · Исключение потерь связанных с ошибками и низкой скоростью обработки информации. · Сокращение времени обработки и получения данных для принятия управленческого решения. · Повышение степени защищенности и целостности информации. Компания, реализующая продукцию, нуждается в её поставках от других предприятий. Но на одну и туже продукцию у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками. Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АИС. Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности. Все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени и при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать. 1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ Разрабатываемая АИС должна обеспечивать автоматизированный контроль, а так же учет поставок в компанию. Для этого создаваемая система должна: 1. обеспечивать ввод данных, связанных с поставками в компании и осуществлять их обработку; 2. создавать отчетные документы и документы для организации грузопоставок. 3. иметь систему помощи по программе; 4. при вводе данных об наименовании товаров должен использоваться справочник "Товары"; 5. создаваемые документы должны отвечать отраслевым стандартам, принятым в компании. Система должна быть доступна с различными правами директору предприятия, начальнику склада, начальнику отдела снабжения и бухгалтерам. Заданные характеристики функционирования должны обеспечиваться при условиях, которые определяются конкретным носителем данных, на котором они хранятся. В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным обеспечением, которое будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех формах. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д. Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа "дата" будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т.д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД. Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада. Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц. Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров. В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника: 1. Справочник Товары - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров. 2. Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания. 3. Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица). 1.4.3 Формализация расчетов Сегодня конкурентоспособность и рентабельность бизнеса все больше зависит от того, насколько быстро и оперативно данные о бизнес-процессах поступают к менеджерам, принимающим управленческие решения. По-настоящему высокой эффективности управления способны достичь только те фирмы, где применяются современные информационные технологии и организован замкнутый цикл передачи данных по информационным каналам. Такие компании выделяются среди конкурентов за счет высокого качества управления и возможности принимать быстрые и эффективные решения на основе доступной в любой момент информации. Внедрение информационных технологий означает не просто наличие компьютерной системы управления, еще это означает наличие цифровых устройств в точках первичного сбора информации, призванных облегчить ввод информации, уменьшить число ручных операций и минимизировать число ошибок при вводе данных. В результате выполненной работы предполагается достигнуть следующих эффектов: 1. уменьшение времени необходимого для учета заказов произведенных на предприятие; 2. автоматизация контроля поставок; 3. возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия; 4. постоянная информированность о сроках оплаты осуществленных поставок. 5. выполнение предкалькуляции заказа и заключение заказа. Определение статуса заказа. Ниже опишем данные, циркулирующие в системе компании: 1. Сведения о предыдущих заказах. На основании реальных накладных данные заносятся в компьютер сведения о выполненных заказах. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов. 2. План заказов. При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы и определить остаток на складе. Исходя из этих данных создается план заказов, в котором указывается: номер документа, дата, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. 3. Наличие товара на складе. При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные на складе соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом - построчным вводом или подбором по каталогу. Документ должен включать следующие поля: виды товара, его количество, дата поступления, стоимость. 4. Стоимость товара. В данном документе прописываются стоимости товара каждой номенклатуры и его количество. 5. Размер бюджета. Для покупки новых товаров необходим бюджет. Данный бюджет формируется на базе выручки от реализованных товаров. Исходя из такого бюджета, происходит планирование закупок. 6. Счета-фактуры. Документы о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый продавцом покупателю. Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты. 7. Прибыль. Сумма выручки по каждому из товаров с указанием даты реализации, наименования товара, его количества и т.д. 8. Учет остатков. Ниже представлены таблицы формализованного описания входных показателей и выходных. Таблица 1.1. Формализованное описание входных показателей 1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования Существует целый ряд программных продуктов, в том числе и российских производителей, которые позволяют автоматизировать процесс заказа продукции и складскую работу. Приведем некоторые из представленных на рынке программ и дадим их краткое описание. "Учетиведениезаказов" v 1.75 - База данных для учета и ведения коммерческих заказов и складских операций предприятия (см. Рисунок 1.2) Учет прихода-расхода товаров + трудозатраты рабочих. Печать всех исходящих документов, предусмотренных законодательством РФ. Рисунок 1.2 ИС "Учет и ведение заказов" Применение и особенности продукта: · производство, оказание услуг, торговля; · работает в среде MS Access97; · полноценная справочная система + инструкция по установке; · три года работает в реальном бизнесе; · регулярные обновления. Общие сведения о программе "Учет и ведение заказов" v 1.75 Программа "Учет и ведение заказов" написана в Microsoft ACCESS 97, который входит в состав пакета Microsoft Office 97 Professional. Преобразование программы в формат Microsoft ACCESS 2000, входящего в пакет Microsoft Office 2000, крайне нежелательно из-за появления многочисленных ошибок. Обратим внимание на то, что программа "Учет и ведение заказов" создавалась для нужд конкретного предприятья. В ней были учтены особенности и пожелания заказавшей ее разработку организации. Вполне логично, что требования нашей компании к программе данного направления могут отличаться от заложенных в данную версию программы "Учет и ведение заказов". Для внесения любых изменений и адаптации программы под конкретные условия работы или для создания совсем другой программы необходимо обратиться к разработчикам. Программа создавалась для учета коммерческих заказов и печати необходимых документов. Данная версия программы разрабатывалась и успешно используется на предприятии "сферы быта и услуг", осуществляющей ремонт, обслуживание и продажу офисной техники (копиры, принтеры, компьютеры, телефоны и др.). Для этого в программе идет разделение на реализуемые товары и услуги. Можно беспрепятственно использовать программу только для реализации товаров или только для реализации услуг, а также в любом сочетании обоих видов деятельности. С помощью программа "Учет и ведение заказов" можно: вести базу заказов (под заказом понимается любая единовременная операция по реализации товаров, услуг, а также их сочетание); вести склад товаров; вести учет услуг выполненных определенным мастером (под услугой понимается выполненная работа мастера без учета расходованных материалов); вести базу клиентов (один раз вводите данные о клиенте и используете их при повторных обращениях); вести базу поставщиков товаров (аналогично базе клиентов); выполнять печать документов: акт приемки передачи на ответственное хранение (принятого у клиента оборудования для последующего ремонта); акт выполненных работ; накладная; счет-фактура; приходный кассовый ордер; сортировать и фильтровать записи для отображения только необходимых сведений и в нужном порядке. Программа"Складиторговля" Простая и гибкая программа для автоматизации продаж и складского учета (см. Рисунок 1.3). Рисунок 1.3 ИС "Склад и торговля" Версия 1.37 от 05.04.2010 (СУБД MS Access). Основные функции программы: Учет товара на складах, поступление, продажа. Учет заказов от покупателей и заказов поставщикам. Внутренние перемещение, списание товаров. Отслеживание остатков на складах. Поддержка нескольких складов. Учет расходов денежных средств и МБП. Начисление и учет зарплат сотрудникам. Работа с прайс-листами. Отслеживание оплат. Печать ценников, визиток. Импорт и экспорт данных. Отчеты и документы по шаблоном. Сетевой и многопользовательский режимы. Гибкая структура БД с настройкой под любые задачи. ПрограммаБухсофт:Предприятие позволяет вести полноценный учет заказов (заявок). Программа может применяться в магазинах, заказывающих для клиентов отсутствующие товары; в организациях, оказывающих услуги на заказ, например: доставка товаров, выполнение каких-либо работ, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее изготовления, для планирования производства (или закупок товаров) на основе поступивших заявок и т.д. Программа Бухсофт: Предприятие в целях учета заказов позволяет: вести учет клиентов; вести учет заказов; учет товаров или услуг, поставляемых на заказ; вести учет поставщиков; вести учет состояния заказов; вести учет исполнителей (работников, ответственных за исполнение заказа) делать планирование заказов. множество иных возможностей. Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от БухСофт является то, что заказы учитываются непосредственно в бухгалтерской программе. То есть все данные, справочники и т.д. не придется вводить дважды или переносить из программы в программу. Вся оперативная и бухгалтерская информация находится в одной программе. Впрочем, при необходимости можно вести только учет заказов не используя бухгалтерские возможности программы. Программа учета заказов и заявок БухСофт может быть установлена не только на рабочих местах менеджеров, работающих непосредственно с заказами, но и на рабочем месте предпринимателя (директора), владеющего магазином или компанией, принимающей заказы, что позволит ему владеть полной информацией о количестве и качестве заказов, а также об их состоянии. По мере накопления данных можно формировать и распечатывать различные отчеты за любой период: отчеты о состоянии заказов; отчеты по клиентам; отчеты по товарам и услугам и т.д. Программа учета заказов - ПродакшнМенеджер4.0 Программа оптимизирует учет заказов при удаленной работе через интернет. Считает деньги - свои и чужие. Программа интуитивно понятна и не требует от пользователя специальной экономической подготовки. Удобна при работе с программами "Банк-Клиент". При "упрощенке 6%" заменяет бухгалтера (см. Рисунок 1.4). Рисунок 1.4 ИС "Продакшн Менеджер 4.0" Функции программы: ведет учет заказов и заявок; следит за оплатой и предупреждает о превышении заданного вами срока задолженности; при добавлении заказа автоматически формирует и отправляет на e-mail заказчика пакет документов (счет, договор, акт выполненных работ для юридического лица или квитанцию для физического лица); формирует и выводит на печать отдельные документы или пакеты документов для дальнейшей отправки по федеральной почте заказчикам - юридическим лицам; отправляет на e-mail заказчиков суммарные счета с перечнем выполненных работ; одним нажатием кнопки рассылает всем должникам, превысившим заданный срок или сумму задолженности, просьбу оплатить и суммарные счета; предупреждает о регистрации потенциальных неплатильщиков из "черного списка"; позволяет работать по сети нескольким пользователям одновременно. Формирует стандартные Акты сверки; ведет подробную статистику. ПрограммаТорговляиСклад7.7 предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов. Программа 1С Торговля и Склад позволяет: автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле; вести учет складских операций; отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами; вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации; вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы; получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег; формировать все необходимые первичные документы, в т. ч. счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД; вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений. Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации. Все рассмотренные системы позволяют вести учет продаж, поставок, генерировать отчеты и т.п. с автоматизированного рабочего места сотрудника, но практически все они не являются многопользовательскими, что существенно усложняет их эксплуатацию в целях рассматриваемой компании. Существенно, что при всей функциональности данных систем, их применение не отменяет заполнение бумажных документов в ранее рассмотренных формах. К тому же внедрение каждой из систем требует финансовых вложений. Стоимость готового решения для учета заказов на сегодняшний день высока поэтому было принято решение о создании собственной системы управления заказами продукции и складским учетом на базе СУБД MS Access. Затратив незначительные средства, компания получит в свое распоряжение уникальное средство, спроектированное и реализованное исключительно под нужды компании и её персонала. 1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения 1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. Комплекс технических средств составляют: · компьютеры; · устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации - жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты; · устройства передачи данных и линий связи - модемы; · эксплуатационные материалы - бумага, CD (DVD) - диски и т.п. В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут автоматизированные рабочие места персонала организации. В качестве АРМ предполагается использовать персональные компьютеры со следующей конфигурацией: · Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX · Материнская плата Asus M2N-SLI Deluxe, S AM2, NVIDIA nForce 570 SLI. · Оперативная память DDR2 2048Mb PC2-6400 (800Mhz) Patriot (PEP22G6400EL) · Жесткий диск 200,0 Gb HDD Western Digital (WD5000AACS) CaviarGP. · Видеокарта 256Mb PCI-E ATI Radeon 3650 DDR3, HDMI, DVI, HIS IceQ Turbo. · Привод DVD±RW ASUS DRW-2014L1T, SATA. · Картридер внутренний. · Корпус Cooler Master Elite 334, 460W (RC-334-KKR4) · Монитор 17" Dell TFT E178FP · ИБП APC Back-CS500VA Данная конфигурация позволяет осуществлять работу в разрабатываемой системе с высокой степенью надежности. Процессор АМD выбран из-за своей низкой стоимости (по сравнению с аналогичными устройствами Intel), размер оперативной памяти и жесткого диска - стандартны в настоящее время. Кроме указанных элементов еще необходима сетевая карта для возможности подключения к локальной сети предприятия (в случае необходимости). Такие элементы, как картридер и привод DVD±RW, не являются обязательными. Их отсутствие даже положительно влияет на сохранность конфиденциальной информации. ИБП - в условиях постоянных перерывов в энергоснабжении - обязательный элемент. Программа должна функционировать на персональных компьютерах со следующей конфигурацией: Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX с объемом ОЗУ не менее 2048 мегабайт; Объем необходимого дискового пространства - не менее 200 гигабайт Для обеспечения защиты от несанкционированного доступа к информации, связанной с поставками на предприятие будет предусмотрена система паролей при загрузке программы в оперативную память. Для обеспечения защиты данных при сбое в сети питания ПК либо аварийном завершении работы программы будет предусмотрен режим автосохранения. 1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО) Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы Структура информационного обеспечения представлена на рисунке 1.5. Рисунок 1.5 Структура информационного обеспечения. В состав информационного обеспечения должны входить: потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д. потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве товара, находящегося на складе, дате его выдачи, наименование получателя, объемы выданного товара и наименование позиций, результаты проводимых ревизий и так далее. В состав классификаторов входят следующие: 1. Справочник "Товары" 2. Справочник "Поставщики" 3. Справочник "Клиенты" В список первичных документов входят: 1) Договор 2) Счет-фактура В результате должны формироваться следующие документы: 1) Ведомость заключения договора; 2) Подписанный договор с клиентом; 3) Накладная. Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации. Для решения поставленных задач предлагается использовать базу данных Microsoft Access 2003 для Windows XP. Microsoft Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании реляционная СУБД (Система управления базами данных), но и система разработки приложений баз данных. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям в обработке и управлении данными. Используя запросы, можно отбирать нужные данные и вычислять итоги, а также создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных и составлять сложные отчеты. Формы и отчеты "наследуют" свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев достаточно задать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее эффективных средств Access относятся мастера, которые используются для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Access также включены мастера, помогающие анализировать структуру базы данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повысить быстродействие приложения, создать и настроить любое из двадцати типов приложений, используя встроенные шаблоны. Таблица- объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле - столбец таблицы; поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" - "нет" или "истина" - "ложь"), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи( запись - строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД). Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.