Софт-Портал

Программа Для Учета Материалов

Рейтинг: 4.1/5.0 (96 проголосовавших)

Категория: Windows

Описание

Программы для учета

Для учета в производстве

Оприходование сырья и материалов. Ввод норм расхода сырья для выпускаемой продукции, установка на нее цены продажи. Кстати, можно даже менять нормы расхода для продукции. Правда, не чаще одного раза в день.
Ввод операций по выпуску продукции с автоматическим списанием сырья по нормам, действующим на дату операции выпуска.
А так же все, что относится к торговым операциям и анализу:

Быстро принять заказ от покупателя, распечатать документы на склад для сборки и отгрузки, распечатать необходимый пакет документов покупателю.
Сверить остатки сырья, материалов и выпущенной продукции, узнать валовую наценку, сверить расчеты с покупателями и поставщикам.
Анализировать продажи, долги покупателей и сроки оплаты отгрузок как в целом, так и по торговым агентам (если требуется).
Со всем этим программа "Склад и учет торговли и производства" версии 4.5 справится без труда.

Для организации учета сырья и(или) комплектующих, материалов и готовой продукции, а так же учета расчетов с контрагентами потребуется:

  • Компьютер (системный блок + монитор + клавиатура + мышка) или ноутбук с операционной системой Windows XP/7/8.
  • Принтер.
  • Источник бесперебойного питания.
  • Программа "Склад и учет торговых операций и производства" для WIN версии 4.5.
  • Настройка базы данных в соответствии с техническим заданием под специфику Вашей работы.

Основные особенности работы:

  • Для каждого товара, который является готовой продукцией, вводится состав с нормами расхода. Таким образом получается список сырья и(или) комплектующих, которые расходуются в определенном количестве при изготовлении единицы готовой продукции. Для каждого состава продуции задается дата, начиная с которой этот состав будет актуальным. Актуальность сохраняется до состава с более поздей датой. Таким образом, программа допускает изменение состава готовой продукции, но не чаще, чем один раз в день. Все составы сохраняются.
  • Изготовление продукции вводится в программу как специальный вид операции прихода. При этом автоматически создается операция списания, в которой списывается сырье и комплектующие в количестве в соответствии с введенными в составах нормами. Себестоимость выпущенной таким образом продукции будет равна себестоимости списанного сырья.
  • Для конткретной операции выпуска продукции будет применяться тот состав, который был актуальным на дату этой операции.

программа для учета материалов:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Учет материалов, автоматизация и программы - компания МойСклад

    Учет материалов

    Хотите управлять материальными потоками в компании просто и эффективно? Необходимо автоматизировать учет материалов и сырья так, чтобы он доставлял вам как можно меньше хлопот?

    С уникальной программой учета материалов от сервиса МойСклад это стало возможным! Приход и расход материалов со склада, инвентаризации, внутренние перемещения, движение товаров на складе, учет в разрезе складских ячеек — теперь всю информацию можно получать в режиме реального времени. Поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.

    Перечислим наши преимущества. Доступ из любого места, где есть интернет. Быстрый старт — установка и внедрение не требуются. Бесплатно для 1 пользователя — просто зарегистрируйтесь и начните вести учет.

    Складской учет материалов и готовой продукции

    Все операции: приемки и отгрузки, внутренние перемещения, списания, инвентаризации. Расчет себестоимости по ФИФО. Остатки и обороты. Управление закупками: планирование состояния склада и автоматические заказы поставщикам. Печать всех складских документов. Поддержка нескольких складов, партии, серийные номера, ГТД, характеристики товаров, упаковки и штрих-коды. Адресное хранение (ячейки).

    Товары и услуги. Выписка счетов, печать накладных и актов выполненных работ. Заказы покупателей: обработка, статусы, резервирование товара. Возвраты. Договоры. Поддержка комиссионной схемы. Управление ценами: прайс-листы, категории цен и скидки. Мультивалютность: закупки и продажи в разных валютах. CRM — работа с базой клиентов и управление отделом сбыта. Статистика продаж.

    Производственные и сборочные операции

    Технологические карты и производственные операции. Автоматическое списание материалов и расчет себестоимости готовой продукции. Производственные заказы: планирование потребностей в сырье и материалах. Сборка и разборка на комплектующие.

    Аналитика и отчеты

    Обороты, складские остатки, прогноз запасов, товары в резерве и на реализации. Статистика продаж и прибыльность по товарам, сотрудникам и контрагентам. Воронка продаж по клиентам и заказам. Дэшборд или «Экран руководителя». Управленческий отчет о прибылях и убытках. Движение денежных средств. Задолженности и взаиморасчеты. Автоматическая рассылка отчетов по электронной почте.

    Подготовка первичных документов

    Печать всех необходимых документов и унифицированных форм: счета, накладные, ТОРГ-12, ТТН, М-11, МХ-1, акты, счета-фактуры, кассовые ордера, отчеты комиссионера и многие другие. Автоматическая нумерация, массовая и пакетная печать, архив документов, отправка по электронной почте. Настраиваемые шаблоны документов.

    Интеграция с оборудованием и 1С:Бухгалтерией

    Штрих-коды: поддержка сканеров, печать и генерация EAN-8, EAN-13, Code128 и др. Подключение принтеров для печати этикеток. Интеграция с фискальным регистратором и ККМ. Выгрузка данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности.

    Разграничение доступа, подразделения, филиалы

    Управление правами пользователей: права на меню и функции, роли, разделение доступа для пользователей из разных подразделений, возможность скрывать ненужные пункты меню и себестоимость товаров. Поддержка нескольких юр. лиц, филиалов, складов в единой системе. Запрет изменений в закрытых периодах.

    Настройка под ваши бизнес-процессы

    Дополнительные поля для справочников и документов. Без программирования. Пользовательские справочники. Настраиваемые статусы заказов и клиентов. Собственные шаблоны печатных форм и отчетов. Квалифицированная помощь службы поддержки по настройке сервиса под ваши бизнес-процессы.

    Максимум возможностей для контроля и учета материалов

    МойСклад — удобная и понятная каждому пользователю программа, которая оптимизирует и упрощает процесс учета в любой компании. Особенно полезна данная программа будет владельцам бизнеса, связанного с движением ТМЦ: она оперативно обрабатывает любые объемы информации, осуществляет учет материала и сырья, выдает только актуальные данные пользователю.

    Программа учета материалов надежна и полностью безопасна. Вся информация, хранимая в ней, максимально защищена от доступа злоумышленников и конфиденциальна. Передача данных, полученных после учета, осуществляется по зашифрованным каналам, а обработанная информация хранится на внешнем сервере. Таким образом, архивы компании полностью защищены и сохраняются даже в том случае, если программное обеспечение и оборудование организации повреждаются.

    Работать в программе учета материалов МойСклад можно с любой точки планеты: она не имеет привязки к конкретному компьютеру. Подключение осуществляется в онлайн-режиме с устройства, имеющего доступ к Интернету. Данные, полученные после того, как проведен учет, выводятся в режиме реального времени. То есть компания находится под полным контролем руководителя, независимо от его местоположения.

    Возможности программы учета материалов

    Программа учета сырья и материалов от сервиса МойСклад обладает большим количеством возможностей. Она помогает осуществлять закупки, контроль над продажами и движением материалов на складе даже на расстоянии, и выдает только актуальную информацию. Автоматизированная система учета позволяет управлять ресурсами с максимальной экономией времени. Пользователь знает все о приходе, расходе, отгрузке и возврате материалов, осуществляет полный контроль над складом, и может планировать, а также проводить учет и инвентаризацию в пределах не только одного объекта, но и целой сети подразделений.

    В числе возможностей программы:

    1. Удобная и простая настройка. Воспользоваться приложением для учета материалов можно уже спустя 15 минут после его скачивания. Оно обладает интуитивно понятным интерфейсом и не требует определенных знаний для инсталляции и эксплуатации. К тому же если у пользователя возникают трудности с установкой программы, учитывающей материалы, наши специалисты с удовольствием помогут ему.
    2. Создание единой справочной базы по всем подразделениям объекта. С помощью данной программы вы можете группировать конкретные единицы материалов, структурируя их по дате выпуска, производителю и другим параметрам.
    3. Подготовка документации. С помощью приложения можно создавать различные документы на материалы, использующиеся в бизнес-процессах, и отсылать их по электронной почте или отправлять на печать. Вывод документов на печать осуществляется как в массовом, так и в единичном режиме.
    4. Возможность интеграции с различным оборудованием, используемым на складах. Система, осуществляющая складской учет, может интегрироваться с портативными сканерами штрих-кода, с фискальными регистраторами, принтерами этикеток и т.д.

    Попробовать бесплатную версию программы учета материалов на складе вы можете уже сейчас. Достаточно скачать приложение, учитывающее материалы, на нашем сайте, предварительно зарегистрировавшись на нем. Вам будет дана возможность в течение двух недель оценить функциональность программы и подобрать наиболее оптимальный тариф для себя.

    Программа учета материалов — это эффективное решение для любого бизнеса!

    Учёт и контроль материалов в строительстве

    Публикации о нас Учёт и контроль материалов в строительстве

    Приведённый ниже материал (именно в такой версии) стал победителем конкурса тематических статей. Конкурс был приурочен к десятилетию научно-практического журнала «Строительство: новые технологии – новое оборудование» (Издательский Дом «Стройздат»).

    Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.

    Чтобы хоть каким-то образом перевести в другую плоскость проблемы, связанные с контролем закупок и поставок, строительные компании предпочитают работать «с колёс». Прибегают к этому подходу они потому, что не имеют возможности чёткого планирования, не владеют его инструментами. К тому же, руководители строительных компаний почти всегда уверены, что учёт материалов в строительстве никак, кроме как в авральном режиме, вести нельзя. Это довольно распространённое заблуждение. В итоге, из-за этой самой работы «с колёс» проблема не то, что не переходит в другую плоскость, она просто усугубляется.

    Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.

    Опыт японских коллег

    Если вспомнить советские времена, то в тот период отечественные строители были восхищены опытом японских коллег. В японских компаниях закупка и поставка материалов была организована в чёткие сроки и в утверждённом объёме. При этом складскими помещениями они не располагали (считали, что в этом нет необходимости), а поставщики работали «час в час». Советские предприятия были убеждены, что перенять практику японцев невозможно, т.к. поставщиков в тот период было немного и о рынке клиента говорить не приходилось. За поставщиком нужно было бегать, уговаривать и т.п. Сейчас ситуация поменялась, но до организации работы наравне с японскими компаниями всё равно далеко. Не смотря на обилие поставщиков и ту борьбу, которую по идее они ведут за клиента, чётких и точных поставок материалов практически нет.

    Тем не менее, меры по минимизации незапланированных закупок, издержек, нецелевого использования ресурсов предпринимать необходимо. Как вы понимаете, без специализированных программ сделать это не удастся. Держать всех сотрудников «на тумбе» и требовать корректного ведения учёта вручную или с помощью программ, которые подходят для складских и логистических служб торговых предприятий, но не для строительных компаний, просто неэффективно. Лишь на первый взгляд может сложиться впечатление, что учёт материалов везде одинаков. Это не так. В строительстве он сопряжен с массой аспектов, о которых в торговле речи вовсе не идёт. В дополнение ко всему, одним из заблуждений выступает мнение о том, что полностью автоматизировать бизнес-процессы на строительном предприятии нет необходимости. Многие строительные компании считают, что достаточно взять лишь отдельные области, такие как оперативное управление денежными средствами, управление складскими запасами и управление ремонтом и оборудованием, не принимая во внимание учёт договоров, планирование и другие важные аспекты. В строительстве такой подход плох, поскольку все процессы связаны между собой и представляют единую структуру. Правильнее изначально идти от учёта договоров, фиксируя при этом все остальные составляющие, а не наоборот. Конечно, это идеальный сценарий, которому мало кто следует. Это обусловлено и отсутствием дисциплины, и нечёткими регламентами работы и, к сожалению, корыстными целями приближённых к строительным материалам персон, которые в «мутной воде» чувствуют себя куда комфортнее. Здесь уже руководству нужно проявить волю, выдвинуть свои требования и обязать сотрудников работать в специализированной программе для полноценного управленческого учёта в строительстве.

    В качестве примера хотелось бы рассмотреть тиражную программу московского разработчика «АЛТИУС СОФТ». Речь пойдёт о программе « АЛТИУС — Управление строительством », которая была выпущена на рынок ещё в 2006 году. Она содержит массу возможностей для учёта и контроля материалов.

    Если говорить конкретно о том, как именно происходит работа в этой части, то в названной программе на основании документов «Договор с Заказчиком», «Договор с подрядчиком», «Планирование собственных работ» формируются планы поставки материалов на объекты. Эти планы сотрудники отдела снабжения увидят в модуле «СтройЛогистик». В модуле «Договоры купли-продажи» автоматически осуществляется подбор поставщиков (с возможностью ручной замены). Далее составляются договоры покупки с автоматическим заполнением номенклатуры материалов (исходя из «подбора поставщиков» и плановых дат поставки), а позже – приходные накладные по этим договорам. При этом приходные накладные кладовщику не нужно набивать вручную. Можно сделать автоматическое заполнение из «Договора покупки», и кладовщику останется только исключить те материалы, которые отсутствуют в данной поставке (также можно исправить их количество и цену). Таким образом, сотруднику не нужно выполнять ручную работу - достаточно удалить ненужные данные.

    Таким образом, можно увидеть, какие из нужных материалов уже заказаны или получены на склад. Сопоставление сметных (договорных) расходов на материалы с реально существующими, как по приходным накладным от поставщиков, так и по авансовым отчётам осуществляется автоматически. Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.

    Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе « АЛТИУС — Управление строительством » можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.

    Кроме того, начиная с 2011 года, учёт и контроль материалов в программе « АЛТИУС — Управление строительством » стал ещё более своевременным и эффективным. В новом модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении). Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е. руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.

    Скажем несколько слов и об отделах снабжения строительных организаций. Обычно они используют в своей работе программы, предназначенные для автоматизации складского учёта и бухгалтерское ПО. Однако в обоих случаях в программах такого типа нет планов — они содержат только факты. То есть, эти программы предназначены в основном только для фиксации факта прихода и движения материалов. В частности, не предусмотрено спецификаций, по которым происходит снабжение материалами объектов строительства. В общем-то, спецификация существует, но отдельно от складской и бухгалтерской программ. Она живёт собственной жизнью, в отрыве от программ названного типа. В итоге, сравнение в любой момент с тем, что заказано, сколько материалов осталось на объекте, что ещё надо заказать дополнительно невозможно вести в чётком и актуальном режиме. Кроме непосредственно снабженца никто не может сказать о том, каковы поставки. Иными словами, весь этот процесс получается плохо управляемым.

    Не ради того, чтобы очернить бухгалтерское или складское ПО, отметим, что наряду с другими решениями компания «АЛТИУС СОФТ» разработала программу, которая систематизирует процесс закупки и поставки материалов. Программы для бухгалтерского учёта, равно как и программы для управления складом, просто не ориентированы на такие задачи. А вот разработка «АЛТИУС — Поставщики и закупки» призвана их решить.

    Основным документом названной программы, отвечающим за заказы материалов и работу с поставщиками, является спецификация. Проимпортировать её можно из сметной программы (как в формате АРПС, так и в формате Excel). Если в строительной организации установлена система «АЛТИУС — Управление строительством», то службой СДО импортируется смета. А спецификация формируется автоматически на основе сметы.

    На основании прайс-листов от поставщиков программа « АЛТИУС — Поставщики и закупки » позволяет провести их автоматический подбор (с возможностью изменения данных пользователем) по всем материалам из определённой спецификации.

    После этого в автоматическом режиме составляются договоры с каждым из выбранных поставщиков (если их несколько).

    Кроме того, на любую партию материалов из договора поставки можно задать свой маршрут движения: с указанием контрольных точек, дат, логистических компаний. Таким образом, программа даёт возможность вести фактическое отслеживание поставки материалов в режиме реального времени. Любой сотрудник, который имеет право доступа в программу, может посмотреть состояние поставки по спецификации. Например, увидеть плановые даты прибытия материала в назначенный пункт, отследить этапы движения материалов, посмотреть, какие материалы начали свой путь и так далее.

    Если привести сводный список возможностей программы «АЛТИУС — Поставщики и закупки» и представить их более лаконично, то среди них можно выделить следующие:

    Подбор необходимых материалов:

    на основе спецификации;
    на основе строительных договоров.

    Контроль маршрута движения материала:

    плановый маршрут;
    фактический маршрут.

    Автоматическая организация процесса визирования:

    заявок от прорабов;
    других входящих и исходящих документов.

    Импорт строительной сметы:

    автоматическое составление спецификации на её основе.

    Работа с поставщиками:

    ведение любого количества прайс-листов поставщиков;
    подбор поставщиков по спецификации.

    Ведение учёта в программе:

    в автономном режиме;
    в составе ERP-системы «АЛТИУС».

    Дополнительно стоит заметить, если материалами осуществляется обеспечение нескольких строительных объектов одновременно, то и договоры с поставщиками можно составить по нескольким спецификациям. Так можно облегчить работу специалистов — задача оператора только внести данные в программу. Для руководителя отдела снабжения программа полезна тем, то позволяет минимизировать зависимость от конкретного специалиста, в компетенцию которого входит снабжение строительных объектов. Неважно в отпуске он или на больничном, проимпортировать прайс-листы поставщиков и обосновать выбор последних сможет и его коллега. В ручном режиме ничего не нужно будет сравнивать. В программе с помощью нажатия пары кнопок можно получить чёткое обоснование в отношении подбора поставщиков, оперативную информацию о состоянии движения материалов и многое другое. Эти возможности программы помогают управлять процессом закупок и поставок и вести контроль в данной области.

    Безусловно, в один день актуализировать и систематизировать учёт и контроль материалов в строительстве крайне сложно. С этим нужно быть рука об руку, работать в этом направлении. Однако сказать, что сделать это невозможно, – нельзя. Генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин даёт несколько советов по этому поводу: «Во-первых, нужно объективно подойти к этому вопросу, понять, в чём конкретно сложности, каков их характер. Во-вторых, нужно решиться на автоматизацию строительства и понять, что ничего страшного во внедрении специализированного ПО нет. Во всяком случае, так можно сказать о программе «АЛТИУС — Управление строительством» и программе «АЛТИУС – Поставщики и закупки». В-третьих, необходимо дать сотрудникам понять, что в программах нужно работать, вверить им эту обязанность. Наверное, не имеет смысла скрывать, что каждый второй кладовщик не очень заинтересован в организации чёткого контроля своей деятельности. К сожалению, ему удобнее работать в неконтролируемой никем среде. Поэтому порядок в этой части можно навести только одним способом – внедрить специализированную программу для учёта материалов в строительстве и обязать сотрудников складских служб работать в ней. Других вариантов я не вижу».

    Автор: генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин

    Подписаться на электронную газету

    Учёт и контроль материалов в строительстве

    Статьи

    В чём проблема?
    Опыт японских коллег
    С чего начать?
    Реальные примеры
    Совет

    Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании. а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.

    Чтобы хоть каким-то образом перевести в другую плоскость проблемы, связанные с контролем закупок и поставок, строительные компании предпочитают работать «с колёс». Прибегают к этому подходу они потому, что не имеют возможности чёткого планирования, не владеют его инструментами. К тому же, руководители строительных компаний почти всегда уверены, что учёт материалов в строительстве никак, кроме как в авральном режиме, вести нельзя. Это довольно распространённое заблуждение. В итоге, из-за этой самой работы «с колёс» проблема не то, что не переходит в другую плоскость, она просто усугубляется.

    Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.

    Опыт японских коллег

    Если вспомнить советские времена, то в тот период отечественные строители были восхищены опытом японских коллег. В японских компаниях закупка и поставка материалов была организована в чёткие сроки и в утверждённом объёме. При этом складскими помещениями они не располагали (считали, что в этом нет необходимости), а поставщики работали «час в час». Советские предприятия были убеждены, что перенять практику японцев невозможно, т.к. поставщиков в тот период было немного и о рынке клиента говорить не приходилось. За поставщиком нужно было бегать, уговаривать и т.п. Сейчас ситуация поменялась, но до организации работы наравне с японскими компаниями всё равно далеко. Не смотря на обилие поставщиков и ту борьбу, которую по идее они ведут за клиента, чётких и точных поставок материалов практически нет.

    Тем не менее, меры по минимизации незапланированных закупок, издержек, нецелевого использования ресурсов предпринимать необходимо. Как вы понимаете, без специализированных программ сделать это не удастся. Держать всех сотрудников «на тумбе» и требовать корректного ведения учёта вручную или с помощью программ, которые подходят для складских и логистических служб торговых предприятий, но не для строительных компаний, просто неэффективно. Лишь на первый взгляд может сложиться впечатление, что учёт материалов везде одинаков. Это не так. В строительстве он сопряжен с массой аспектов, о которых в торговле речи вовсе не идёт. В дополнение ко всему, одним из заблуждений выступает мнение о том, что полностью автоматизировать бизнес-процессы на строительном предприятии нет необходимости. Многие строительные компании считают, что достаточно взять лишь отдельные области, такие как оперативное управление денежными средствами, управление складскими запасами и управление ремонтом и оборудованием, не принимая во внимание учёт договоров, планирование и другие важные аспекты. В строительстве такой подход плох, поскольку все процессы связаны между собой и представляют единую структуру. Правильнее изначально идти от учёта договоров, фиксируя при этом все остальные составляющие, а не наоборот. Конечно, это идеальный сценарий, которому мало кто следует. Это обусловлено и отсутствием дисциплины, и нечёткими регламентами работы и, к сожалению, корыстными целями приближённых к строительным материалам персон, которые в «мутной воде» чувствуют себя куда комфортнее. Здесь уже руководству нужно проявить волю, выдвинуть свои требования и обязать сотрудников работать в специализированной программе для полноценного управленческого учёта в строительстве.

    В качестве примера хотелось бы рассмотреть тиражную программу московского разработчика «АЛТИУС СОФТ ». Речь пойдёт о программе «АЛТИУС — Управление строительством», которая была выпущена на рынок ещё в 2006 году. Она содержит массу возможностей для учёта и контроля материалов.

    Если говорить конкретно о том, как именно происходит работа в этой части, то в названной программе на основании документов «Договор с Заказчиком», «Договор с подрядчиком», «Планирование собственных работ» формируются планы поставки материалов на объекты. Эти планы сотрудники отдела снабжения увидят в модуле «СтройЛогистик». В модуле «Договоры купли-продажи» автоматически осуществляется подбор поставщиков (с возможностью ручной замены). Далее составляются договоры покупки с автоматическим заполнением номенклатуры материалов (исходя из «подбора поставщиков» и плановых дат поставки), а позже – приходные накладные по этим договорам. При этом приходные накладные кладовщику не нужно набивать вручную. Можно сделать автоматическое заполнение из «Договора покупки», и кладовщику останется только исключить те материалы, которые отсутствуют в данной поставке (также можно исправить их количество и цену). Таким образом, сотруднику не нужно выполнять ручную работу - достаточно удалить ненужные данные.

    Таким образом, можно увидеть, какие из нужных материалов уже заказаны или получены на склад. Сопоставление сметных (договорных) расходов на материалы с реально существующими, как по приходным накладным от поставщиков, так и по авансовым отчётам осуществляется автоматически. Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.

    Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС — Управление строительством » можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.

    Кроме того, начиная с 2011 года, учёт и контроль материалов в программе «АЛТИУС — Управление строительством» стал ещё более своевременным и эффективным. В новом модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении). Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е. руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.

    Скажем несколько слов и об отделах снабжения строительных организаций. Обычно они используют в своей работе программы, предназначенные для автоматизации складского учёта и бухгалтерское ПО. Однако в обоих случаях в программах такого типа нет планов — они содержат только факты. То есть, эти программы предназначены в основном только для фиксации факта прихода и движения материалов. В частности, не предусмотрено спецификаций, по которым происходит снабжение материалами объектов строительства. В общем-то, спецификация существует, но отдельно от складской и бухгалтерской программ. Она живёт собственной жизнью, в отрыве от программ названного типа. В итоге, сравнение в любой момент с тем, что заказано, сколько материалов осталось на объекте, что ещё надо заказать дополнительно невозможно вести в чётком и актуальном режиме. Кроме непосредственно снабженца никто не может сказать о том, каковы поставки. Иными словами, весь этот процесс получается плохо управляемым.

    Не ради того, чтобы очернить бухгалтерское или складское ПО, отметим, что наряду с другими решениями компания «АЛТИУС СОФТ» разработала программу, которая систематизирует процесс закупки и поставки материалов. Программы для бухгалтерского учёта, равно как и программы для управления складом, просто не ориентированы на такие задачи. А вот разработка «АЛТИУС — Поставщики и закупки » призвана их решить.

    Основным документом названной программы, отвечающим за заказы материалов и работу с поставщиками, является спецификация. Проимпортировать её можно из сметной программы (как в формате АРПС, так и в формате Excel). Если в строительной организации установлена система «АЛТИУС — Управление строительством», то службой СДО импортируется смета. А спецификация формируется автоматически на основе сметы.

    На основании прайс-листов от поставщиков программа «АЛТИУС — Поставщики и закупки» позволяет провести их автоматический подбор (с возможностью изменения данных пользователем) по всем материалам из определённой спецификации.

    После этого в автоматическом режиме составляются договоры с каждым из выбранных поставщиков (если их несколько).

    Кроме того, на любую партию материалов из договора поставки можно задать свой маршрут движения: с указанием контрольных точек, дат, логистических компаний. Таким образом, программа даёт возможность вести фактическое отслеживание поставки материалов в режиме реального времени. Любой сотрудник, который имеет право доступа в программу, может посмотреть состояние поставки по спецификации. Например, увидеть плановые даты прибытия материала в назначенный пункт, отследить этапы движения материалов, посмотреть, какие материалы начали свой путь и так далее.

    Если привести сводный список возможностей программы «АЛТИУС — Поставщики и закупки» и представить их более лаконично, то среди них можно выделить следующие:

    Подбор необходимых материалов:

    на основе спецификации;

    на основе строительных договоров.

    Контроль маршрута движения материала:

    Последние комментарии